Table-ronde : Comment piloter un projet événementiel ?

Mobilisation des ressources, humaines, matérielles et financières

table ronde-1.jpg

table ronde-2.jpg

table ronde-3.jpg

table ronde-4.jpg

La table-ronde réunit quatre associations venues parler de leur fonctionnement à travers un exemple concret : l'organisation d'un événement. Parce qu'un événement, c'est un temps fort révélateur de toutes les questions de fonctionnement au sein d'une association, pour celles qui organisent des événements importants comme pour les autres. Extraits.

Ivan Kharaba, président de la section locale de La Ligue des Droits de l'Homme qui va organiser le Congrès national de la LDH au Creusot en mai 2009 :
-
(...) La principale difficulté, c'est d'allier les contraintes et le plaisir, parce que le bénévolat c'est aussi du plaisir. Nous avons partagés les contraintes entre les différents acteurs de notre section : hébergement, transports, restauration… Nous avons divisé l'organisation entre nous : chacun porte une partie de ces contraintes. Les gens se sont engagés en fonction de leur feeling, de ce qu'ils sentaient le plus. (...)

Elisabeth Bernault, Les Giboulées, association qui organise le festival du même nom :
-
Nous faisons appel à une centaine de bénévoles pendant le festival, et il y a dix personnes dans l'équipe toute l'année pour organiser le festival.
Comment on travaille ? Il y a beaucoup d'idées qui viennent de tous les membres de l'association. Le moment crucial de l'organisation du festival c'est quand on décide : ça on va le faire, ça on ne va pas le faire. On met toutes les idées à plat : en termes de budget, cette idée peut-on la mettre en place ou pas ? Il y a des idées qui ne coûtent rien, mais il y a la question de la disponibilité des gens, est-ce qu'on va pouvoir passer du temps sur ce projet ? Est-ce que c'est faisable ? Est-ce que ça vaut le coup ? Il peut y avoir de très bonnes idées qui ne rentrent pas vraiment dans le projet général. Ce sont toutes les questions qu'on se pose en équipe.
Puis, vient la question de l'organisation : chaque personne active dans l'association a un pôle de responsabilité bien précis. La répartition se fait en fonction des désirs et des compétences. Chaque personne est responsable de son pôle d'action : les autres ne doivent pas toujours entrer en conflit, il faut laisser à la personne responsable ses choix. Par exemple l'affiche du festival : s'il y a des désaccords, au final c'est le responsable de la communication qui tranche. C'est important de prévoir clairement qui tranche : sinon on peut se retrouver bloqué très longtemps. Par exemple, cette année le président de l'association n'aimait pas l'affiche, mais le responsable de la communication a quand même décidé que cette année ce serait cette affiche là. C'est un mode de fonctionnement qui nous permet d'avancer rapidement. Chaque personne ne peut pas participer à chaque rôle.

Cyril Courault, Le Creusot Initiatives, qui organise de nombreux événements dont le marché de Noël et la Foire du Creusot :
-
2009 est année de foire. Pour préparer une foire en 2009, le travail a commencé en 2007. Pour préparer une foire, il y a deux cibles privilégiées : les exposants et les visiteurs.
Les exposants représentent 60 % de nos recettes. Il faut y faire très attention : les accueillir, les accompagner lors de leur installation, il y a beaucoup de petits détails qui nécessitent du personnel. Nous mobilisons une douzaine de bénévoles rien que pour cette action là. Cet accueil s'entretient tout au long de la foire : tous les matins, plusieurs bénévoles font le tour de la foire, leur apportent le journal, prennent un café avec eux. Bref, il faut sentir l'ambiance de la foire.
(...) Nous réussissons à monter cette foire parce que nos bénévoles s'impliquent dans cette manifestation : la foire, entre le montage, la période d'ouverture au public et le démontage, ce sont plus de 15 jours de présence. Et durant la foire les journées sont longues : il nous faut assurer une permanence de 8h du matin jusqu'à 2h voire 3h du matin, c'est l'heure de la fin des spectacles.
Les bénévoles de LCI sont des gens qui se rendent disponibles pour la foire, mais pas seulement : LCI rassemble diverses compétences. Par exemple, nous avons un assureur, un avocat d'affaire, deux pompiers, une infirmière, un officier de police, des commerçants, des anciens traiteurs ou pâtissiers... Chacun apporte son vécu et ses connaissances professionnelles. Tous ont un point commun : ils donnent du temps et s'investissent de façon totalement désintéressée.

Jean-Claude Douheret, président de l'UPCV, club de tennis de table qui organise régulièrement des compétitions nationales voire internationales :
-
J'ai la chance d'avoir de nombreux partenaires, dont Jean-Pierre Molenda, donc je vais lui laisser la parole : c'est mon premier bénévole.
La première mission d'un président c'est de savoir déléguer aux autres bénévoles.

Jean-Pierre Molenda, UPCV :
-
Nous avons une organisation un peu atypique : pendant quelques jours par an, à chaque événement, le président me délègue ses pouvoirs, comme président des organisations. (...)
Nous avons une devise dans notre club : nous sommes sérieux mais sans nous prendre au sérieux. Fédérer nos bénévoles c'est relativement facile. La difficulté que nous avons c'est plutôt le renouvellement des âges. Nous avons des bénévoles depuis l'origine mais il faut absolument intéresser les plus jeunes et les amener petit à petit. J'ai écouté les associations précédentes. Nous fonctionnons un peu de la même manière avec des responsabilités très précises, des secteurs d'intérêt. Et nous aussi, dans chaque groupe, il y a toujours un responsable qui doit prendre des décisions et est présent sur place. Ce n'est pas toujours facile quand les compétitions durent par exemple quatre jours... Dans notre panel de bénévoles, il y a énormément de gens qui prennent des jours de congés pour l'organisation de ces manifestations.
Il faut aussi susciter l'intérêt des joueurs du clubs, des pratiquants, des licenciés. Parmi les bénévoles, nous avons traditionnellement les parents, les amis, les cousins : mais les joueurs, en particulier les jeunes joueurs, sont les bénévoles de demain. Pour les intéresser nous avons créé le repas du soir : la soirée du club est gratuite pour les bénévoles qui ont passé un certain nombre de jours parmi nous. Il faut se faire plaisir pour que les années suivantes on puisse compter sur toutes ces personnes là.

Ivan Kharaba :
-
On fonctionne à peu près tous de la même façon : il y a des délégations de responsabilités bien ciblées.
L'autre point commun c'est la gestion des tensions parce des manifestations lourdes comme celles-ci ça crée des tensions. Il faut savoir gérer ça dans l'immédiateté. A la LDH, nous avons mis en place un système de protection très fort au niveau de la section parce que ce n'est pas toujours facile. Mon job de président a été de me positionner comme régulateur, au moins comme protecteur de tout ce qui pouvait arriver de l'extérieur et provoquer des tensions - sachant que nous avons déjà suffisamment de tensions en interne. Ca fait partie de la vie.
Il y a une différence avec les autres associations : pour nous ce Congrès reste un événement fort, après on retrouvera notre quotidien.

(...)

Elisabeth Bernault :
-
Aux Giboulées, nous n'avons pas vraiment le problème du vieillissement des bénévoles. C'est même l'inverse : nous sommes même parfois obligés de refuser des mineurs... Et ce qui est dur justement, c'est qu'en grandissant les bénévoles ne peuvent plus être bénévoles parce qu'ils ont leur bac à passer, ou qu'ils travaillent et qu'ils ne peuvent pas forcément prendre leur semaine pour venir nous aider... Nous devons donc rechercher de nouveaux bénévoles chaque année. Nous faisons carrément un plan de recherche : on met une annonce sur internet, on va sur des forums, on met des petites annonces à la fac… Nous nous méfions aussi : nous ne voulons pas accepter n'importe quel bénévole qui voudrait juste venir tirer partie de quelque chose sur le festival.
C'est vraiment un travail de longue haleine pour nous de trouver cent bénévoles par an. Nous avons la chance que plus le festival gagne en notoriété, plus il y a de gens qui ont envie de s'investir sur le festival. En échange de leur participation, c'est un peu comme au tennis de table, nous leur proposons une demi-soirée pour voir les concerts en échange d'une demi-soirée travaillée. Nous organisons aussi une petite fête entre les bénévoles après le festival. Nous faisons aussi ressentir aux bénévoles c'est que c'est une chance de ressentir l'événement "backstage" avec les artistes, avec l'équipe, de voir comment ça marche, de faire partie de toute cette organisation... Ivan Kharaba parlait du désir et du plaisir qu'on peut avoir comme bénévoles. Ce qui est dur pour nous c'est que pour organiser en événement, nous travaillons un an pour trois jours de festival. Mais une fois que nous sommes en haut des podiums et que nous voyons la scène, les concerts, ça fait une émotion de fierté qui vaut largement le travail de toute l'année.

Jean-Claude Douheret :
-
Pour un bénévole, participer à un championnat de France, c'est quelque chose qui reste dans sa vie : rien que de pouvoir dire "j'y étais", c'est valorisant pour un bénévole. Par exemple, nous avons organisé un championnat d'Europe. Au Creusot ! C'est un événement que nous n'oublierons pas !

(...)


Le programme, c'est par ici...